ˆ

Informacja o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw

Blok przełączania pomiędzy informacjami aktualnymi i archiwalnymi

Lista informacji

Informacja o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw

Akapit nr 1 - brak tytułu

Informacja o sposobach przyjmowania i załatwiania spraw
Podstawowym aktem prawnym określającym tryb przyjmowania i załatwiania spraw przez organy administracji publicznej jest ustawa z dnia 14 czerwca 1960 r. Kodeks postępowania administracyjnego oraz ustawa z dnia 29 sierpnia 1997 roku - Ordynacja podatkowa.
Przyjmowanie i załatwianie spraw podlega również Rozporządzeniu Prezesa Rady Ministrów z dnia 18 stycznia 2011 r. w sprawie instrukcji kancelaryjnej, jednolitych rzeczowych wykazów akt oraz instrukcji w sprawie organizacji i zakresu działania archiwów zakładowych.
Sposób przyjmowania i załatwiania spraw dotyczących skarg i wniosków reguluje dodatkowo Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 8 stycznia 2002 r. w sprawie organizacji przyjmowania i rozpatrywania skarg i wniosków.   
Sprawy osób realizujących prawo dostępu do informacji publicznej rozpatrywane są zgodnie z przepisami ustawy z dnia 6 września 2001 r. o dostępie do informacji publicznej.
W Urzędzie Gminy Bartoszyce sposób przyjmowania i załatwiania spraw jest następujący:
1. Korespondencję wpływającą do urzędu przyjmuje sekretariat. Potwierdzenie otrzymania pisma sekretariat wydaje na żądanie składającego pismo. Przesyłki ewidencjonuje się w dzienniku korespondencyjnym.
2. Sekretariat otwiera wszystkie przesyłki z wyjątkiem:
- adresowanych imiennie, które są przekazywane adresatom,
- wartościowych, które przekazuje się właściwej osobie lub komórce organizacyjnej za pokwitowaniem,
- z klauzulą „Zastrzeżone”.
Przyjmując przesyłki przekazane pocztą elektroniczną, dokonuje się ich wstępnej selekcji mającej na celu oddzielenie spamu, wiadomości zawierających złośliwe oprogramowanie i wiadomości stanowiących korespondencję prywatną. Przesyłki otrzymane pocztą elektroniczną dzieli się na:
1) przesyłki adresowane na skrzynkę poczty elektronicznej podaną w Biuletynie Informacji Publicznej jako właściwą do kontaktu z podmiotem; - rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
2) przesyłki adresowane na indywidualne skrzynki poczty elektronicznej:
a) mające istotne znaczenie dla odzwierciedlenia przebiegu załatwiania i rozstrzygania spraw przez podmiot, - rejestruje się, drukuje, nanosi i wypełnia pieczęć wpływu na pierwszej stronie wydruku.
b) mające robocze znaczenie dla spraw załatwianych i rozstrzyganych przez podmiot, - drukuje się i włącza bez rejestracji i dekretacji bezpośrednio do akt sprawy.
c) pozostałe - nie rejestruje się i nie włącza do akt sprawy.
3. Na wpływającej korespondencji umieszcza się w górnym lewym rogu pierwszej strony pieczątkę wpływu określającą datę otrzymania. Na korespondencji przekazywanej bez otwierania pieczątkę wpływu umieszcza się na przedniej strony koperty. Po wykonaniu tych czynności pracownik sekretariatu przedkłada korespondencję Sekretarzowi, który następnie dekretuje ją – wskazując referat/ samodzielne stanowisko odpowiadające za merytoryczne załatwienie sprawy. Korespondencję przedkłada się do zapoznania Zastępcy Wójta oraz Wójtowi. Po zadekretowaniu korespondencję  przekazuje się zgodnie z dekretacją kierownikom poszczególnych referatów/ samodzielnym stanowiskom, którzy przekazują ją do realizacji poszczególnym pracownikom. Wpływy specjalnego rodzaju przekazuje się za pokwitowaniem.
4.   Pracownicy po otrzymaniu pisma do załatwienia sprawdzają czy pismo dotyczy już wszczętej czy też rozpoczyna nowa sprawę. Znak sprawy jest stałą cecha rozpoznawania sprawy.
5. Ostateczne załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie spraw poprzez wpisanie daty załatwienia. Sprawy załatwione wysyła się w dniu ich podpisania. Pisma przeznaczone do wysłania wysyła się zgodnie z dyspozycją i wpisuje się do książki nadawczej.
Informacje o zakresie zadań poszczególnych komórek organizacyjnych zamieszczone są w zakładce Urząd Gminy - Regulamin Organizacyjny. 
Urząd rozpoznaje także sprawy wpływające do urzędu za pośrednictwem poczty elektronicznej, jak również udziela informacji telefonicznie. Numery telefonów i adresy e-mail poszczególnych pracowników komórek organizacyjnych zamieszczone są w zakładce Urząd Gminy – Referaty i stanowiska – kontakt.

Rejestr zmian

Podmiot udostępniający informację:
Podmiot udostępniający informację:
Urząd Gminy Bartoszyce
Osoba, która wytworzyła informację:
Osoba, która wytworzyla informację:
Z up. Wójta Włodzimierz Kowalik Sekretarz gminy
Data wytworzenia informacji:
Data wytworzenia informacji:
2015-02-26
Osoba, która odpowiada za treść:
Osoba, która odpowiada za treść:
Z up. Wójta Włodzimierz Kowalik - Sekretarz gminy
Data wprowadzenia do BIP
Data wprowadzenia do BIP
2015-02-26 10:48:15
Wprowadził informację do BIP:
Wprowadził informację do BIP:
Paulina Słupianek
Data udostępnienia informacji:
Data udostępnienia informacji:
2015-03-11 08:34:50
Osoba, która zmieniła informację:
Osoba, która zmieniła informację:
Paulina Maksymik
Data ostatniej zmiany:
Data ostatniej zmiany:
2020-09-04 08:20:58
Artykuł był wyświetlony:
Artykuł był wyświetlony:
1622 raz(y)
Zobacz pełną listę zmian czytanej informacji »